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用华天动力协同OA系统轻松搞定你的“四个轮子”
2018-08-31 12:24:36      来源:      编辑:AHD256      

车辆管理是对企业车辆进行派发、调度、检测、维修等一系列工作的总称。随着大型企业的崛起,企业用车越来越需求成爆发性增长,企业车辆管理不但影响着企业业务的开展,也关系着企业员工的生命安全,所以做好企业车辆管理是个非常重要的任务。

用华天动力协同OA系统轻松搞定你的“四个轮子”

但是目前我国很多企业在车辆管理都或多或少的存在着一些问题难以解决,由于管理软件落后,导致一系列问题如下:

1、用车成本增加。调度人员无法及时了解车辆的具体位置和运输状况,无法选择出最优的运输方案,从而降低了车辆的使用率,增加了企业性车辆的运输成本。

2、谎报费用。一些燃油费等附加费很难核查,有些司机则从中谎报车辆的行驶路线而骗取企业的报销费。

3、公车私用。由于无法对车辆进行跟踪监控,一些司机就谎报运输情况,将公车拿去私自使用,还有一些车辆私自以企业的名义为他人运输,严重违反了企业的相关规定,但由于无法对车辆进行监控,使得公车私用现象越累越严重。

4、安全隐患。由于无法及时对车辆进行实时监控,无法了解车辆的运输状况,当车辆发生意外情况的时候,无法确定车辆的具体位置。通过电话和驾驶员进行联系,给驾驶员的驾驶安全带来了隐患。有时无法联系到驾驶员,就会给整个车辆的安全管理和有效调度带来极大的不便。这些情况给企业带来的经济损失和负面影响都是难以估量的。

5、服务不及时。因为无法对车辆进行监控,企业就无法第一时间了解到车辆的运输状况,也就无法及时地为客户提供有效的车辆运输信息,从而无法及时地满足客户需求,影响到企业的形象和声誉。

华天动力协同OA系统,总结企业遇到的车管难题,并结合国内国际优秀的管理方案,优化车管通道,让企业轻松搞定“四个轮子”其特点如下:

一、以流程管控用车全过程

华天动力协同OA系统从申请用车开始,到用车过程,到车辆归还进库归档从新排期派车,进行全流程管理。

1、员工有用车需求后,从我的行政、我的用车中提出用车申请,找到合适车辆,填写用车申请,如果改成在该时间段已经被预定了,系统将显示车辆已使用或已预定,避免在同一时间段多人申请用该车辆的情况。同样该用车申请,也可以通过手机OA提出,两者不发生冲突。

用华天动力协同OA系统轻松搞定你的“四个轮子”

2、提交申请,审批通过后,可以打印派车单,门卫放行。确认出车后,门卫在OA系统中确认发车,系统显示该车辆是正在使用状态。

用华天动力协同OA系统轻松搞定你的“四个轮子”

3、返回确认。门卫在待办流程中可以看到待放行和已放行的车辆状况。车辆回来时,须在门卫登记返回公里数并提交流程归档。系统自动计算本次使用公里数,同时自动记录返回日期,使车辆行驶过程有记录,及时进行油耗管理。

4、车辆归档,从新放入系统中待用。车辆回公司归档后,系统自动将车辆状态变更为空闲,可进行新的申请。

二、建立车辆信息档案,实时了解车辆信息

1、每辆车都有信息卡片,能够显示车辆的基本信息(主要包括:车牌号、厂牌型号、驾驶员、状态以及用车人的相关信息。)车辆保险、维修情况、出车历史和事故情况。

用华天动力协同OA系统轻松搞定你的“四个轮子”

2、多维度车辆台账

为了保证公司资产安全和行车安全,华天动力OA系统为车辆管理建立了多维度的车辆台帐,包含基本信息、维修情况、年检、保险、产生费用。对车辆从驾驶员、油费、保险、维修保养、车辆年检等维度对车辆进行全方面的管理。

用华天动力协同OA系统轻松搞定你的“四个轮子”

a.驾驶员管理:对驾驶员的信息进行统一全面的管理,记录了驾驶员驾照扣分情况、驾照到期时间、培训记录和违章记录,并且,会有短信自动提示到期换证和扣分情况。

b.费用管理:费用管理包括车辆的油费、维修费、过路费、保险费、年检费等等费用支出,分门别类记录,方便后期做车辆的费用结算和统计。

c.保险管理:系统中记录了车辆保险的金额、到期时间和保险公司等信息,在保险到期前自动以短信等方式提醒。

d.维修管理:发现车辆损坏,可以新建车辆维修流程,填写损坏情况,可上传照片等附件作为补充说明。可关联相关的流程、项目,让损坏用车原因便于查询。提交至系统后,车辆状态即为“维修中”。

e.车辆年检:台账中记录了每辆车的年检日期和下一次年检日期,可设置到期提醒。

3、车辆状态实时查询

车辆档案建立后,系统会根据流程中车辆使用情况,进行自动更新,自动生成所有车辆的状态报表,通过报表车辆管理员和用车申请人能够实时了解公司所有的车辆和信息,在申请用车和派车是做出合适的选择。

综上所述,华天动力协同OA系统通过表单建模、流程、台账等功能,实现车辆统一、有序的调度管理,保证用车原因明确、目的清晰、出行安全。全流程化管理用车过程,切实的改变了老旧的企业车辆管理,彻底杜绝了,公车私用,谎报里程,用车延误,服务不及时,和一些安全隐患。华天动力协同OA系统优化车管通道,为你轻松搞定“四个轮子”。

 
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